Recibos Verdes Explicados

O que é um recibo verde?

Um recibo verde é a fatura eletrónica que os trabalhadores independentes em Portugal emitem aos seus clientes através do Portal das Finanças. É o registo oficial de que houve troca de dinheiro por um serviço ou venda, e é o que a Autoridade Tributária utiliza para calcular o seu IRS e IVA.

O nome vem da era do papel, quando os freelancers preenchiam literalmente um caderno autocopiativo verde. Hoje é um formulário digital — mas o nome ficou. Há duas variantes no menu pendente quando vai emitir:

• Fatura-Recibo — a mais comum: fatura e recibo num só documento, emitido no momento do pagamento.
• Fatura — apenas fatura, usada quando emite agora mas espera ser pago mais tarde. Emite depois um Recibo separado quando o pagamento chega.

Para 99% do trabalho freelance — especialmente o que é pago por cartão, Stripe, Wise ou transferência bancária no próprio dia — usa Fatura-Recibo.

Quem tem de emitir?

Qualquer pessoa inscrita nas Finanças como trabalhador independente em rendimentos da Categoria B. Isto inclui:

• Designers, developers, escritores, consultores freelance
• Coaches, terapeutas, tradutores, explicadores
• Nómadas digitais com visto D8 que faturam a clientes estrangeiros a partir de Portugal
• Qualquer pessoa que ganhe mais de ~€2.000/ano em rendimentos extra (abaixo desse valor existe o regime do "ato isolado", mas é um tema à parte)

Se está num contrato de trabalho normal por conta de outrem (Categoria A), não emite — o empregador trata da retenção. Mas no momento em que aceitar um cliente paralelo, tem de estar com atividade aberta nas Finanças e começar a emitir recibos verdes por esse rendimento.

Início de atividade (o pré-requisito)

Antes de poder emitir um único recibo, tem de registar o seu início de atividade. Faz isto presencialmente numa repartição das Finanças ou online no Portal das Finanças. Vai ter de escolher:

1. O seu código CIRS de atividade — um código de 4 dígitos que descreve o que faz. Web designers usam frequentemente o 1319 ("outras atividades artísticas e de espetáculos") ou códigos específicos de engenharia, consultoria, ensino, etc.
2. O seu regime fiscal — quase toda a gente começa no Regime Simplificado, em que as Finanças assumem que 75% do rendimento bruto é lucro tributável e tratam os outros 25% como despesas presumidas. A alternativa — contabilidade organizada — só faz sentido se tiver muitas despesas reais para deduzir.
3. Se está ou não coletado em IVA. Se prevê faturar menos de €15.000 no primeiro ano, pode optar pela isenção de IVA. Temos um guia separado sobre isso.

Como emitir um recibo verde, passo a passo

Pode fazê-lo diretamente no Portal das Finanças ou através de uma ferramenta como o GreenCeipt, que embrulha o mesmo fluxo em português simples e com configurações sensatas.

1. Entre no Portal das Finanças com o seu NIF e palavra-passe (ou via Chave Móvel Digital).
2. Vá a Cidadãos → Serviços → Faturas e Recibos Verdes → Emitir.
3. Escolha o tipo de documento (Fatura-Recibo para pagamento imediato).
4. Introduza os dados do cliente. Para clientes portugueses precisa do NIF. Para clientes internacionais, escolhe o país e introduz o número de IVA ou marca como pessoa singular.
5. Indique o valor bruto e uma descrição clara do serviço em português. Descrições genéricas como "serviços prestados" são tecnicamente válidas mas má prática — seja específico.
6. Aplique o IVA e a retenção na fonte de IRS. As taxas dependem do tipo de cliente — continue a ler.
7. Submeta. O portal devolve um PDF que pode enviar ao cliente.

Retenção na fonte de IRS

Quando uma empresa portuguesa lhe paga, é obrigada a reter parte do valor e a entregá-lo às Finanças em seu nome, como adiantamento por conta do seu IRS. Taxas comuns:

• 25% — a maioria dos serviços profissionais a empresas PT (o valor por defeito).
• 11,5% — algumas atividades de formação e ensino.
• 0% — quando fatura a particulares, clientes estrangeiros, ou quando faturou menos de €15.000 no ano anterior e optou explicitamente pela dispensa de retenção.

Os valores retidos não se perdem — são creditados contra a sua fatura final de IRS quando entrega o Modelo 3 na primavera. Se forem a mais, recebe reembolso. Se forem a menos, paga a diferença.

IVA

Se está coletado em IVA, cobra 23% sobre o valor para clientes portugueses (taxas mais baixas para alguns setores). Para serviços a empresas da UE, aplica-se normalmente o reverse charge (não cobra IVA mas inscreve uma menção na fatura). Para serviços a clientes fora da UE, o IVA é geralmente 0%.

Se está abaixo do limite de €15.000 e isento pelo artigo 53.º do CIVA, cobra 0% mas tem de escrever "IVA — regime de isenção (Art.º 53.º do CIVA)" em todos os recibos.

Os cinco erros mais comuns

1. Esquecer de emitir no momento do pagamento. Os recibos verdes têm de ser emitidos em 5 dias úteis após receber o dinheiro. Emissões tardias originam coimas.
2. Escolher o tipo de documento errado. Emitir uma Fatura quando já foi pago deixa o rendimento "em aberto" no sistema e cria trabalho de reconciliação mais tarde.
3. País do cliente errado. O país que escolhe controla o tratamento do IVA. Marcar um cliente dos EUA como "Portugal" vai produzir um recibo com 23% de IVA que ele não deve.
4. Ignorar o limite de €15.000. Ultrapassá-lo obriga ao registo de IVA no ano seguinte — altura em que os preços, para clientes particulares, sobem efetivamente 23%.
5. Não pagar a Segurança Social a tempo. O recibo gera o rendimento; a Segurança Social fatura-lhe separadamente, mensalmente, até ao dia 20.

Onde entra o GreenCeipt

O GreenCeipt não substitui o Portal das Finanças — esse continua a ser o emissor oficial. O que faz é:

• Guiá-lo por cada campo em português simples, com valores por defeito adequados ao tipo de cliente.
• Calcular automaticamente retenção e IVA.
• Gerar um PDF bem formatado que pode enviar aos clientes sem expor o aspeto desatualizado do portal.
• Acompanhar os totais que lhe interessam: total faturado este ano, progresso até ao limite de IVA, IRS retido até à data.
• Avisá-lo, três dias antes, que a Segurança Social vence no dia 20.

Pode criar uma conta grátis e emitir o primeiro recibo em menos de dois minutos.